ZARZĄDZENIE NR 327/25 PREZYDENTA GRUDZIĄDZA z dnia 27 czerwca 2025 r. w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

 ZARZĄDZENIE NR 327/25
PREZYDENTA GRUDZIĄDZA
z dnia 27 czerwca 2025 r.

w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

         Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U z 2024 r. poz. 1465, 1572, 1907 i 1940) oraz art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 z późn zm. ), zarządzam co następuje:

§ 1. 1. Drukami ścisłego zarachowania są formularze powszechnego użytku, rejestrowane w specjalnie do tego przeznaczonej ewidencji, w celu zapobiegania ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania.

2. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola.
§ 2. 1 W Urzędzie Miejskim w Grudziądzu do druków ścisłego zarachowania zalicza się: 
1)    w Wydziale Finansowym:
a)    arkusze spisu z natury,
b)    kwitariusze przychodowe K-103 oraz K-104,
c)    bilety opłaty targowej,
d)    czeki;

2)    w Wydziale Lasów Miejskich - karty drogowe pojazdów;

3)    w Wydziale Transportu:
a)    zezwolenia na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,
b)    wypisy z zezwoleń na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,
c)    zezwolenia na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,
d)    wypisy z zezwoleń na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,
e)    zaświadczenia na wykonywanie publicznego transportu zbiorowego,
f)    zezwolenia na przejazd pojazdów nienormatywnych,
g)    licencje na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób taksówką,
h)    wypisy z licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób taksówką,
i)    licencje na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy,
j)    wypisy z  licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy,
k)    zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego osób/rzeczy,
l)    wypisy z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego osób/rzeczy,
m)     licencje na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób pojazdem samochodowym przeznaczonym konstrukcyjnie do przewozu powyżej 
7 i nie więcej jak 9 osób łącznie z kierowcą,
n)    wypisy z licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób pojazdem samochodowym przeznaczonym konstrukcyjnie do przewozu powyżej 7 i nie więcej jak 9 osób łącznie z kierowcą,
o)    licencje na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób samochodem osobowym,
p)    wypisy z licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób samochodem osobowym,
q)    zaświadczenia na przewozy drogowe na potrzeby własne osób/rzeczy,
r)    wypisy z  zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne osób/rzeczy,
s)    bilety komunikacji miejskiej,
t)    karty drogowe pojazdów;

4)    w Wydziale Uprawnień Komunikacyjnych:
a)    pozwolenia czasowe,
b)    legitymacje instruktorów nauki jazdy,
c)    międzynarodowe prawa jazdy (konwencja genewska i konwencja wenecka),
d)    pozwolenia tramwajowe,
e)    zezwolenia na kierowanie pojazdem uprzywilejowanym lub pojazdem przewożącym wartości pieniężne;

5)    w Biurze Gospodarki Odpadami - karty drogowe pojazdów;

6)    w Biurze Kadr i Płac - legitymacje pracownicze;

7)    W Biurze Prezydenta - karty drogowe pojazdów;

8)    W Straży Miejskiej:
a)    formularze mandatów karnych,
b)    wezwania do stawienia się osób kierujących pojazdami, nie stosujących się do przepisów ruchu drogowego (umieszczane za wycieraczką),
c)    karty drogowe pojazdów.

2. Zasady gospodarowania formularzami mandatu karnego określa Zarządzenie wewnętrzne Nr 21/21 Komendanta Straży Miejskiej w Grudziądzu w sprawie gospodarowania formularzami mandatu karnego, pobierania, wydawania i ich rozliczania oraz dokumentacji i ewidencji grzywien nakładanym w postępowaniu mandatowym 
w Straży Miejskiej. 

§ 3. 1. W komórkach organizacyjnych za prawidłową ewidencję oraz przechowywanie druków ścisłego zarachowania, wymienionych w § 2 ust.1 , odpowiadają kierownicy komórek organizacyjnych lub wyznaczone przez nich osoby w zakresie powierzonych zadań.
2. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w odrębnej dla każdego rodzaju druków księdze druków ścisłego zarachowania.
3. Dopuszcza się prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania w systemie teleinformatycznym, umożliwiającym wpisanie przychodu i rozchodu druków ścisłego zarachowania, a także wygenerowanie raportu zawierającego ich stan.                  

§ 4. Ewidencja druków ścisłego zarachowania w księdze druków ścisłego zarachowania 
lub w systemie teleinformatycznym polega na:
1)    przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu;
2)    bieżącym wpisywaniu przychodu i rozchodu druków;
3)    oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię, a w przypadku druków broszurowych (w bloczkach) dodatkowo odnotowaniu na okładce każdego bloku numeru kolejnego bloku oraz ilości kart w bloku od nr .. do nr…

§ 5. 1. Zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania należy dokonywać czytelnie, 
w sposób trwały (długopisem, piórem, cienkopisem itp.). Nie należy dokonywać zmian zapisów  (np. wyskrobywać lub usuwać treści za pomocą korektora).
2. W przypadku wystąpienia pomyłki błędny zapis należy przekreślić tak, aby można było go odczytać, a następnie umieścić przy przekreśleniu swój podpis oraz datę dokonania poprawki oraz wpisać zapis prawidłowy. 
3. Po pełnym uzupełnieniu księgi na jej ostatniej stronie należy umieścić zapis: „Księga zawiera ….. stron kolejno ponumerowanych”, a następnie umieścić swój podpis oraz datę.

§ 6. W przypadku prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania 
w systemie teleinformatycznym dodatkowo należy:
1)    wygenerować z systemu raport, o którym mowa w § 3 ust. 3, na ostatni dzień każdego miesiąca kalendarzowego,
2)    wydrukować raport oraz przekazać go do podpisu kierownika komórki organizacyjnej,
3)    wpiąć podpisany raport do segregatora. 

§ 7.  Błędnie wypełnione druki ścisłego zarachowania należy: 
1)    przekreślić z adnotacją „anulowano”, 
2)    przy adnotacji umieścić swój podpis oraz datę,
3)    wpiąć do segregatora (w przypadku luźnych druków) lub pozostawić w broszurze 
(w przypadku druków w bloczkach).

§ 8. Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać w pomieszczeniach i szafach zamykanych na klucz, a także dbać o ich odpowiednie zabezpieczenie przed zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich.

§ 9. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania przeprowadza się zgodnie 
z zarządzeniem nr 442/23 Prezydenta Grudziądza z dnia 23 lipca 2023 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu z późn. zm.

§ 10. 1. Likwidacji anulowanych lub nieaktualnych druków ścisłego zarachowania, 
z wyłączeniem druków wymienionych w 2 ust. 2, dokonuje komisja kwalifikująca druki ścisłego zarachowania do likwidacji.
2. Komisję, o której mowa w ust. 1 oraz jej skład powołuje okólnikiem Prezydent Grudziądza.
3. Członkowie komisji z przeprowadzonej likwidacji druków ścisłego zarachowania sporządzają protokół.

§ 11. Tracą moc:
1)    zarządzenie nr 498/11 Prezydenta Grudziądza z dnia 29 listopada 2011 r. 
w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;
2)    zarządzenie nr 686/21 Prezydenta Grudziądza z dnia 28 grudnia 2021 r. zmieniające zarządzenie w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu.

§ 12. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.